全面指导人力资源审计

人力资源审计的最终指南

bg视讯娱乐人力资源审计你需要知道的一切:它们是什么, 谁来指挥呢?, 以及如何执行.

新的文字-动作

什么是人力资源审计?

根据 美国人力资源管理学会, 人力资源审计需要投入时间和资源,以高度客观的眼光审视企业的人力资源政策, 实践, 保护组织的程序和策略, 建立最佳实践并识别改进机会.”

An 人力资源审计 可以帮助您了解您的人力资源实践是有利于还是不利于您的组织. 它提供bg视讯娱乐人力资源计划及其对业务目标的影响的反馈. 它可以为人力资源政策的必要改变提供一个路线图, 程序, 以及提高组织人力资本绩效的指标. 通常,这些人力资源审计关注于合规、最佳实践和战略.

表的内容

  1. 什么时候进行人力资源审计
  2. 谁应该进行人力资源审计?
  3. 进行审计
  4. 收集和分析数据
  5. 提出发现,建议改变和实施持续改进

什么时候进行人力资源审计 回到顶部

我们建议对人力资源审计采取三年分阶段的方法. 它允许组织关注下面的每个组件. 其他选择包括每六个月进行一次小型审计, 安排年度体检, 或在任何重大事件(新所有权)后进行审计, 新的管理, 新的人力资源方向, 等.虽然我们不鼓励下意识的审计,但我们已经写过了 4个危险信号表明你需要人力资源审计.

最大化人力资源审计的价值, 同时尽量减少对操作的干扰, 计划好最初的人力资源审核或随后的检查是非常必要的. 人力资源审计计划日历是确保项目按时运行的宝贵工具. 规划日历应设置:

  • 数据收集的时间表(特别是当数据将从多个团队/部门收集时)
  • 向主要利益相关者报告调查结果的日期
  • 向关键涉众报告变更实施状态的日期

谁应该进行人力资源审计? 回到顶部

人力资源审计检查表
请按此下载及/或
打印这个清单.

一个彻底的人力资源审计将分析人力资源合规性, 工资和福利合规性, 和人力资源战略. 理想情况下,进行人力资源审计的人或实体应具备:

  • 在各种人力资源职能,以及工资和员工福利方面的专业知识和经验;
  • 具备获取和分析数据的时间和能力, 将分析结果综合成可报告的结果, and develop a plan for future improvements; and
  • 能够与关键的利益相关者合作,实施和执行未来的改进计划.
自行或外部进行人力资源审计?

如果你正考虑进行一次内部的或自己动手的人力资源审计,那么你就可以选择 人力资源审计项目清单 可以帮助您确定所需的专业知识吗, 获取和分析数据所需的时间, 评估你是否会得到关键利益相关者的支持. 检查表还可以帮助确定外部人力资源审核员是否能够及时和令人满意地完成项目.

外部审核员可以以客观的视角处理人力资源职能,这可能会缓解人力资源部门与其他部门或关键利益相关者之间的紧张关系. 中立的观察往往会发现其他潜在的问题或瓶颈,因为外部审计师不知道实体中当前的例程. 另外, 有在其他公司担任外部审计师的经验, 可以帮助组织学习新的想法,从而更好地帮助人力资源的职能.

考虑DIY路线的时间和成本

最后的决定可能要看时间和费用. 首先从内部成本开始. 考虑谁将参与获取数据, 分析它, 研究发现并提出改进建议. 记住,在审计进行时,其他项目的机会成本将被搁置. 另外, 如果内部人力资源审核员不习惯面试员工, 考虑到员工面试时间的额外成本,与经验丰富的审计师相比,他们可以更有效地完成面试. 最后,考虑数据. 如果要获取和分析的数据是容易获得的,并与当前的操作相结合, 所需的时间将会减少.

除了聘请外部审计师的费用, 考虑外部审计师发现任何可能导致诉讼的事情的可能性. 如果你担心某些人力资源实践可能会带来诉讼威胁, 考虑聘请外部法律顾问协助进行审计.

总而言之, 考虑审计范围, 工作时间要求, 和收集的数据,以确定合适的团队进行人力资源审计.

进行审计 回到顶部

人力资源审计应该关注三个不同的领域:人力资源合规性, 工资和福利合规性, 和人力资源战略. 我们建议进行三部分, 三年人力资源审计, 哪些领域是当年人力资源审计的唯一关注点. 这使得组织有足够的时间收集相关数据, 分析它, 并开始实施建议的改变. 我们已经发现,试图完成一个, 全面的人力资源审计很难计划, 实现, 和完整的.

人力资源管理合规
员工的政策 & 手册

我们建议审查人力资源合规性的第一个领域是你的员工政策. 不仅就业法可以随时改变, 但法院对这些法律的解释可能会影响雇主. 定期检查员工手册非常重要,以确保公司政策符合法律规定,并与公司实践相一致. 一本没有遵守的过时的员工手册比根本没有员工手册更有问题. 在这一领域, 我们会根据联邦和州的就业法律审查您的政策,并根据要求和建议的政策提出修改建议.

例子包括:

  • 均等就业机会的政策
  • 反骚扰政策
  • FMLA政策,如果需要
  • 如果适用于你所在的州,可以随意雇用
  • ADA住宿
  • 毒品和酒精政策

想了解更多为什么你应该有一本员工手册? 这里有 你需要员工手册的七个理由.

平等就业机会法

下一个领域是与招聘、选择、雇用和晋升过程相关的实践. 组织需要确保这些不同的过程符合均等就业机会法. 这些均等就业机会法 禁止特定类型的工作歧视 在特定的工作场所. 这些类型的歧视包括:

  • 年龄
  • 残疾
  • 同工同酬/补偿
  • 遗传信息
  • 骚扰
  • 国家的起源
  • 怀孕
  • 种族和肤色
  • 宗教
  • 报复
  • 性骚扰

一些特定的 禁止就业政策和实践 与招聘、选择、聘用和晋升有关的内容包括:

  • 招聘广告显示出对, 或沮丧, 基于上述受保护类别的某些申请人. 一个例子就是招聘应届大学毕业生的招聘启事.
  • 雇主不能基于对一个人及其受保护类别的刻板印象和假设做出雇用或晋升决定. 举个例子,雇主不雇佣中年员工,因为雇主认为应聘者不知道如何使用社交媒体.
  • 雇主在决定处分或解雇雇员时,不能考虑个人的受保护类别. 一个例子是,雇主因为年龄问题而解雇最年长的员工.

你的组织付给女性的薪水比男性少吗? 这里有一篇bg视讯娱乐行动的文章 鼓励同工同酬.

平权行动计划(AAP)

除了均等就业机会法之外,一些组织也必须遵守AAP. 的 痛单位状态, 联邦承包商和分包商, 有保障的雇主必须采取平权行动,以招募和提升合格的少数族裔, 女性, 残疾人, 和覆盖的退伍军人.平权行动可以包括培训、推广工作和其他活动. 这些活动需要列入组织的人事政策, 实现, 存档并至少每年更新.

美国残疾人法案

最后, 《bg视讯娱乐网站》也适用于招聘, 选择, 招聘及晋升活动. 适用于员工人数超过14人的组织. 根据平等就业机会委员会, 有残疾的人是指:

  • 身体或精神上有缺陷,严重限制了一项或多项主要的生活活动,
  • 有此类减值记录, or
  • 是否被视为有这样的损害.

有残疾的合格雇员或申请人是指在有或没有合理的食宿条件下,能够执行相关工作的基本职能的人. 雇主须对合资格申请人/雇员的已知残疾作出合理的安排,但不得对机构造成“不适当的困难”. 一些住宿的例子包括:

  • 一名手语翻译在为一名聋人求职者面试.
  • 糖尿病员工有规律的休息时间来合理饮食和监测血糖/胰岛素水平.
  • 帮盲人员工看布告栏上的信息.

一些组织甚至可以因为雇用残疾人和促进公共设施的便利性而获得联邦税收优惠.

人力资源管理合规
人力资源审计有助于确保所有的符合性框都被选中.
人事档案及所需文件

下一个关注人力资源合规性的领域是人事档案和所需文件的审查, 包括i - 9形式.

联邦和州法律要求某些记录保留一定的时间. 此外,还有一些推荐的方法来组织你的文件,并且应该限制访问权限. 我们会对你的I-9流程进行审查,以评估表格是否在规定的时间内完成, 代表公司填写表格I-9的个人是否受过适当的培训,以及是否检查表格样本以查找错误. 通常这些都是很容易纠正的技术错误. 我们还查看完成的业绩评估和纪律文件,以提出改进文件的建议.

我们有一个 有帮助的文章,解决罚款,错误,和E-Verify信息相关的I-9表格. 此外,学习 为什么更新的人事档案对你的业务至关重要.

要求张贴,通知和记录保留

下一个区域关注所需的张贴、通知和记录保留过程. 我们称之为通知和留任审查. 有几部雇佣法要求雇主向员工发布通知, 这可以通过政策和海报的结合来实现. 要求海报的例子包括平等就业机会, 最低工资和加班要求, 还有工人的补偿程序. 我们会审查你们展示的海报,以及你们审查和更新这些海报的过程.

《bg视讯娱乐网站》的规定分类

最后,我们以FLSA分类的彻底回顾来结束这一审计领域. 联邦和州法律要求大多数员工向一周工作7天超过40小时的非豁免员工支付加班费.

我们审查被指定为免除加班的职位的工作描述,以评估职位是否被正确分类. 如果雇主错误地将雇员的职位归类为免加班费,则在雇员提出投诉或DOL审计雇主时,雇主将支付加班费和罚款. DOL提供了根据组织类型确定职位是否有资格豁免加班的指导, 行业, 角色, 和责任. 某些“白领”豁免可能很难评估, 这种解释可能会随着时间的推移而改变, 因此,根据现行的执行指南定期进行审查是一个很好的做法.

审查包括评估这些职位是否符合薪金基础要求和免税地位的职责测试. 和往常一样,凡事总有例外. 我们有四个问题可以帮助你 更好地理解加班工资要求.

工资 & 好处合规

与工资和福利合规性审查, 你应该关注收入和福利的税收, 工资和分类帐报告要求, 福利通知及记录, 以及工伤补偿和保险.

我们都知道山姆大叔想要削减工资. 但你知道他也想分一杯羹吗? 至少有时是这样? 它可能会混淆什么是豁免,什么不是,这些福利的限制,等等. 美国国税局希望你管理和支付员工的工资税, 这是你们的责任. 这里有 避免工资税问题的8条建议. 同时,确保你是 不要犯这些错误. 最后,不要以为自己对不断变化的法律环境了如指掌. 这里有 6个重要的薪资与IRS合规提示. 如果你没有准确地报告工资或总账,你就很难纳税.

雇主还必须满足一些通知和记录保存的要求. 在审查这些领域时, 我们看你给员工的通知, 根据您提供的福利和组织的规模. 我们审查您的FMLA流程和用于确保您在规定的时间内提供通知的表格. 当您提供披露和概要计划描述时,我们将进行审查, 与ACA和ERISA有关的表格和通知. 你的COBRA表格分发流程是怎样的? 如果你是一个较小的雇主,不受COBRA的约束, 你所在州的法律是否要求对福利的延续采取行动?

以下是相关的最重要的问题和答案列表 退休计划的电子披露规则.

最后,每个组织都需要解决工人的补偿和失业保险问题. 工伤补偿保险有助于保护组织及其雇员在雇员因工作原因受伤或生病时免受经济损失. 大多数州都要求雇主购买工伤补偿保险. 根据 哈特福德,“员工不负责支付工伤福利.”

保险范围取决于所购买的保险单,但它通常包括:

  • 医疗费用
  • 工资损失
  • 正在进行的保健费用
  • 丧葬费

有些情况可能不包括在工伤赔偿范围内(取决于州法律). 几个典型的例子包括:

  • 员工与人打架并受伤.
  • 员工在工作中喝醉并受伤.
  • 员工故意伤害自己.

失业保险是联邦和州联合建立的一种制度,它通过在失业者积极寻找工作的过程中临时代替他们的部分工资来帮助他们. 雇主代表雇员纳税,以便在雇员失业时为他们提供收入支持. 取决于现行法律, 各州的失业率各不相同,雇主最终支付的失业率取决于几个因素(州失业信贷), 等.)

人力资源战略
通过人力资源审计,识别整合到人力资源战略的机会.
人力资源战略

人力资源合规性是人力资源部门能为组织做的最基本的工作. 而遵从性包含了大量的工作, 人力资源部门也可以坐在领导的桌子上提供 战略价值. 人力资源审计可以帮助组织识别战略性的人力资源机会.

首先要回顾或确定推动组织成功的关键人力资源指标. 这些指标可能包括员工流动率, 员工获取成本, 员工保留成本, 员工敬业度得分, 和许多其他人. 一旦人力资源部门知道哪些人力资源杠杆有助于组织的成功, HR可以开始实施行动和策略来提高这些指标. 这些参数通常属于以下类别:

  • 招聘,雇佣和入职
  • 职位描述、绩效管理和薪酬策略
  • 继任计划和劳动力计划
  • 员工敬业度
  • 员工沟通,投诉和风险管理
  • 多元化、公平和包容
招聘,雇佣和入职

招聘到新员工的过程非常关键. 在这一过程中要彻底回顾实践, 企业可以确保招聘的员工具有良好的文化契合度, 从申请者中招募最优秀的人, 让新员工能够尽可能轻松地开始工作.

我们看到组织使用不同的招聘方法, 因此,我们可以提供一些有用的观点,并提出一些方法来提高效率,提高招聘和入职流程. 我们会采访你的招聘经理,看看这个过程中哪些地方很好,哪些地方有不足,从而帮助你发现潜在的改进之处. 此外,我们可以为您的组织提供招聘策略的建议. 我们还会回顾您的入职过程,并提出一些建议,以使新员工的入职过程更有效、更受欢迎.

只是从招聘的战略角度开始? 开始使用您的 组织的目的是作为一个招聘工具.

职位描述,绩效管理和薪酬策略

一旦这个员工加入你的团队会发生什么? 职位描述是否充分反映了他们将做什么? 员工的特长是否适合这个职位? 管理者如何才能得到 员工的最佳表现? 公司会提供公平的报酬吗?

这些只是HR和组织在每个职位都必须分析的几个问题. 我们审查职位描述,以评估他们是否描述了工作,包括合规相关方面(身体要求, 工作环境, 其他要求),以确保您有一个良好的描述,以能够评估残疾住宿时需要.

我们评估绩效管理系统和相关培训,以评估员工是否得到了做好工作所需的反馈和指导, 哪些可以与补偿挂钩. 你是否根据员工的表现对他们进行了补偿,他们是否知道自己可以做些什么来赚得更多? 我们会对你的薪酬策略进行评估,并提出建议,以建立公平、公正的绩效文化.

虽然薪酬必须具有竞争力,但你可以在竞争中脱颖而出 了解你的组织的原因.

继任和劳动力计划

幸运的是,也许不幸的是,世界不是静止的. 它总是在变化,你的劳动力也是如此. 人力资源审计通过审查和分析继任和劳动力计划活动来解决这个问题.

虽然相似,但每种类型的计划都侧重于组织的不同需求. 继任计划是一种系统的专业发展方法,以确保潜在的领导者被培养和准备在未来接管高级领导职位. 它通常侧重于微观层面,帮助特定的个人或团队,并有效地将他们转变为高级领导角色.

劳动力计划具有更广泛的视角,通常侧重于员工级别的职位,并且通常是预算驱动的. 它还考虑了业务趋势, 竞争对手, 以及其他决定劳动力市场前景的外部因素以及它将如何影响组织招聘和留住员工的能力. 等不及要开始制定继任计划了吗? 开始用这个工作表来确定你组织的未来领导者.

人力资源规划
通过人力资源审计来提高员工的敬业度和留任率.
员工敬业度和保留率

员工敬业度可以洞察员工的保留情况. 更敬业的员工往往会留在公司. 人力资源审计将评估当前的内部人员实践,以帮助组织了解员工敬业度方面的不足之处. 你知道敬业不仅仅是一个停车位或每月奖励吗? 更多地了解吸引员工的真正关键. 你知道参与、在职培训和社区拓展可以吗 促进熟练工人招聘?

员工沟通,投诉和风险管理

除了合规,HR可以通过HR风险管理活动增加价值. 我们倾向于考虑员工沟通, 处理投诉, 以及合规之外的其他人力资源相关风险. 人力资源审计应审查和分析员工沟通程序,以及经理和人力资源如何处理员工投诉. 有没有想过,当一个员工被解雇或辞职时,你应该怎么做? 这里有 当你必须解雇一名员工时,六条建议. 这些都是 员工离职前的七个步骤(即使是友好离职).

多样性、包容性和公平性

美国人口的多样性持续增加. 组织将需要确保他们的实践对这种多样性是开放的. 是否招聘, 管理, 或其他活动, 能够利用各种不同的经验和想法,可能会被证明是未来的战略区别.

人力资源审计分析和审查与招聘相关的实践和政策, 培训和发展, 促销活动, 补偿, 接班人计划, 以及一般性沟通,以确保该组织不妨碍其挖掘多样性和包容性潜力的能力. 另外, 人力资源审计还会对薪酬进行审查,以确保薪酬公平在类似职位、类似经验和培训的员工中普遍存在. 这里有 薪酬审查的六个关键组成部分.

收集和分析数据 回到顶部

我们已经谈到了人力资源审计审查的广泛领域. 您将需要收集与这些领域中的每一个相关的数据,并检查数据是否存在遵从性问题, 错误, 或其他次优活动. 虽然您的第一倾向可能是收集所有的数据进行分析, 我们鼓励更细致入微的方法.

数据收集

首先,明确审计的范围. 再一次, 我们建议在三年内采用三阶段的方法(人力资源合规在第一年, 在第二年的工资和福利, 第三年人力资源战略). 这种方法允许更及时和相关的数据收集, 分析, 报告信息并提出变更建议.

一旦定义了作用域, 开始识别你需要的数据(招聘, 管理, 监管, 等.)来分析. 一旦定义了这些桶, 然后确定特定的数据集及其存储位置,并提取这些数据. 我们建议为每个领域使用一个数据清单,以确保您收集了所有相关的数据.

数据分析

一旦数据被收集, 按照相关规定对上述数据进行分析, 法律, 以及其他权威或相关的消息来源. 在“桶”的基础上进行分析,以便您的分析是彻底和完整的,然后再转移到下一个领域. 我们发现这种结构化的方法比查看一堆数据中的下一个内容更有洞察力和清晰度. 引入外部专家(人力资源律师等)也可能是有益的.)为分析提供另一种视角, 特别是如果人力资源审核员的专业知识仅限于人力资源领域的特定子专业或缺乏重要的人力资源经验.

我们建议通过创建一个由于法律原因需要立即注意的任何危险信号列表来完成每个bucket的分析阶段, 还有一个2乘2矩阵来组织其他改进.

容易实现 难以实现
对组织有很高的价值
对组织的价值低

报告发现,建议改变和
实现持续改进 回到顶部

一旦你分析了数据,就该把分析付诸行动了!

观众

在做演讲之前,你必须有合适的听众. 我们建议以下受众对你的发现和分析:

  • 要求
    • 董事会(如适用)
    • 高层领导(CEO/总裁等.)
    • 法律顾问(如适用)
  • 可选
    • 主要经理和其他利益相关者
报告发现并建议改变

观众就位, 确定分发研究结果的最佳方法, 建议的更改和实施持续改进的方法. 我们建议编写一份涵盖每个数据桶的书面报告, 任何红旗, 和矩阵, 并要求面对面讨论调查结果和建议. 这让听众有机会阅读报告,并在面对面会议前准备任何想法或问题.

人力资源变化
人力资源审计的结果可以帮助推动所需的改变.
实现持续改进

仅仅报告你的发现和建议的改变是对资源的浪费. 需要采取行动.

任何与潜在法律行动相关的危险信号应优先于所有其他建议的更改. 但是你如何知道何时何地分配你的时间来实现其他建议的改变呢?

根据您分析的改进矩阵,我们建议采用以下方法:

  1. 集合矩阵中每个方阵中的所有活动(i.e. 高价值,容易实现)成列表. 你会得到四个列表,每个矩阵的平方对应一个列表.
  2. 一旦这四个列表被编制好, 按值对每个列表进行排序,最高值的活动列在前面,最低值的活动列在最后. 排序后,将活动值最高的任务编号为1,下一个最高活动为2,以此类推.
  3. 一旦值被排序, 分配完成清单上每项活动所需的时间. 一个条目的例子可能像[3]. 更新所有FLSA海报- 2.5个小时).
  4. 每个任务的值乘以所需的小时数. 数字越低,任务的优先级越高. 使用前面的例子,更新所有FLSA海报的值为7.5.

在关闭 回到顶部

人力资源审计是对组织的人力资源合规性、战略和活动的一种严密的审查. 虽然他们需要大量的时间投资, 能源, 和潜在的钱, 他们提供的价值可以为投资带来丰厚的回报. 如果您对人力资源审计流程有疑问, 如何进行, 或者在人力资源审核员身上寻找什么, 我们的团队很乐意回答您的任何问题,您可以使用下面的信息bg视讯娱乐.

了解更多

欲了解更多bg视讯娱乐人力资源审计的信息,请使用以下信息联系凯莉·考克斯.

凯莉·考克斯

高级顾问
HR & Org. 开发服务

她在各种人力资源部门都有丰富的工作经验, 包括劳动法, 薪酬结构, 员工分类, 福利管理, 绩效管理和人力资源最佳实践. 她服务过多个行业的客户, 包括制造业, 建设, 银行和盈利. 她是人力资源专业人士协会(SHRM)国家和地方分会的成员,并任职于威奇托分会董事会.

她是Myers-Briggs Type Indicator®和Hay Group的情感和社会能力量表的认证从业人员. 她还获得了美国人力资源认证协会(Human Resource Certification Institute)颁发的人力资源专业证书(PHR)和美国人力资源管理协会(SHRM)指定的SHRM- cp证书.

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