全面指导人力资源审计

人力资源审计的最终指南

bg视讯娱乐人力资源审计你需要知道的一切:它们是什么, 谁来指挥, 以及如何执行.

新的文字-动作

什么是人力资源审计?

根据 美国人力资源管理学会, “人力资源审计涉及投入时间和资源,以高度客观地看待组织的人力资源政策, 实践, 保护组织的程序和策略, 建立最佳实践并确定改进的机会.”

An 人力资源审计 可以帮助你了解你的人力资源实践是对组织有益还是有害. 它提供bg视讯娱乐人力资源计划及其对业务目标的影响的反馈. 它可以为人力资源政策的必要变化提供路线图, 程序, 以及提高组织中人力资本绩效的指标. 通常,这些人力资源审计关注法规遵循、最佳实践和策略.

表的内容

  1. 何时进行人力资源审计
  2. 谁应该进行人力资源审计?
  3. 进行审计
  4. 收集和分析数据
  5. 提出发现,建议改变和实施持续改进

何时进行人力资源审计 回到顶部

我们建议采取一种为期三年、分阶段进行的人力资源审计方法. 它允许组织关注下面的每个组件. 其他选择包括每六个月进行一次小型审计, 安排年度体检, 或在任何重大事件(新所有权)后进行审计, 新的管理, 新的人力资源方向, 等.虽然我们不鼓励条件反射审计,但我们已经写过 你需要进行人力资源审计的4个危险信号.

实现人力资源审计价值最大化, 同时尽量减少对操作的干扰, 你必须为最初的人力资源审计或随后的检查做好计划. 人力资源审计计划日历是确保项目按时运行的宝贵工具. 规划日历应该设置:

  • 数据收集的时间轴(特别是当数据将从多个团队/部门收集时)
  • 向主要涉众报告调查结果的日期
  • 向关键涉众报告变更实施状态的日期

谁应该进行人力资源审计? 回到顶部

人力资源审计检查表
点击这里下载和/或
打印这份清单.

全面的人力资源审计将分析人力资源遵从性, 工资和福利合规, 和人力资源战略. 理想情况下,进行人力资源审计的个人或实体应具备:

  • 在各种人力资源职能方面的专业知识和经验,以及薪资和员工福利方面的经验;
  • 获得和分析数据的时间和能力, 将分析结果综合成可报告的结果, and develop a plan for future improvements; and
  • 能够与关键干系人一起实施和执行未来的改进计划.
DIY或外部人力资源审计?

如果你正在考虑进行内部或自己动手的人力资源审计,一个 人力资源审计项目清单 可以帮助您确定所需的专业知识吗, 获取和分析数据所需的时间, 并评估你是否会得到关键利益相关者的支持. 检查表还可以帮助确定外部人力资源审计员是否能够及时、满意地完成项目.

外部审计员可以以客观的视角看待人力资源部门,从而缓解人力资源部门与其他部门或关键利益相关者之间的紧张关系. 中立的观察倾向于发现其他潜在的问题或瓶颈,因为外部审计师不知道实体中当前的例程. 另外, 外部审计师在其他公司的经验, 可以帮助组织学习新的想法,可以更好地帮助人力资源职能.

考虑一下DIY路线的时间和成本

最后的决定可能取决于时间和成本. 首先从内部成本开始. 考虑一下谁将参与获取数据, 分析它, 并提出改进建议. 记住,在审计进行期间,其他项目的机会成本将处于闲置状态. 另外, 如果内部人力资源审计人员不习惯面试员工, 考虑一下员工面试时间的额外成本与经验丰富的审计师相比,后者可以更有效地完成面试. 最后,考虑一下数据. 如果要获取和分析的数据是现成的,并集成到当前的业务中, 所需的时间将会减少.

除了雇佣外部审计员的费用, 考虑外部审计师发现任何可能导致诉讼的事情的可能性. 如果你担心某些人力资源实践可能会带来诉讼威胁, 考虑聘请外部法律顾问协助进行审计.

总而言之, 考虑审计范围, 工作时间要求, 并收集数据以确定合适的团队进行人力资源审计.

进行审计 回到顶部

人力资源审计应该关注三个不同的领域:人力资源合规, 工资和福利合规, 和人力资源战略. 我们建议进行三部分, 三年人力资源审计, 每个领域都是该年度人力资源审计的唯一焦点. 这使得组织有足够的时间来收集相关数据, 分析它, 并开始实施建议的改变. 我们已经发现,试图完成一个, 全面的人力资源审计很难计划, 实现, 和完整的.

人力资源管理合规
员工的政策 & 手册

我们建议审查人力资源合规的第一个方面是你的员工政策. 不仅就业法可以随时改变, 但法院对这些法律的解释可能会影响雇主. 定期检查员工手册是很重要的,以确保政策是合法的,并与组织实践一致. 一本过时的手册如果不遵守,可能比根本没有员工手册更成问题. 在这一领域, 我们根据联邦和州的就业法律审查您的政策,并根据需要和推荐的政策提出修改建议.

例子包括:

  • 均等就业机会的政策
  • 反骚扰政策
  • FMLA政策,如果需要
  • 如果适用于你所在的州,你可以随意雇佣
  • ADA住宿
  • 毒品和酒精政策

有兴趣了解更多bg视讯娱乐为什么你应该有员工手册? 这里有 你需要员工手册的七个理由.

平等就业机会(EEO)法律

下一个领域是与招聘、选择、雇佣和晋升过程相关的实践. 组织需要确保这些不同的过程符合均等就业机会法律. 这些均等就业机会法 禁止特定类型的工作歧视 在特定的工作场所. 这些类型的歧视包括:

  • 年龄
  • 残疾
  • 同工同酬/补偿
  • 遗传信息
  • 骚扰
  • 国家的起源
  • 怀孕
  • 种族和肤色
  • 宗教
  • 报复
  • 性骚扰

一些特定的 禁止就业政策和实践 与招聘、甄选、雇用和晋升有关的包括:

  • 招聘广告显示出对, 或沮丧, 某些申请人基于上述受保护类别. 一个例子就是招聘应届大学毕业生的招聘启事.
  • 雇主不能基于对一个人及其受保护的类别的刻板印象和假设来决定雇佣或晋升. 一个例子是,雇主不雇佣一个中年雇员,因为雇主认为应聘者不知道如何使用社交媒体.
  • 雇主在决定处罚或解雇雇员时不能考虑一个人的受保护类别. 一个例子是,雇主因为年龄问题解雇了最年长的员工.

贵公司付给女性的薪水比男性少吗? 这里有一篇文章是bg视讯娱乐可以 鼓励同工同酬.

平权行动计划

除了平等就业机会法,一些组织还必须遵守AAP. 的 痛单位状态, “联邦承包商和分包商, 受保护的雇主必须采取平权行动来招聘和提拔合格的少数族裔, 女性, 残疾人, 和覆盖的退伍军人.“平权行动可以包括培训、外联工作和其他活动. 这些活动需要包括在组织的人事政策中, 实现, 存档,至少每年更新一次.

美国残疾人法

最后, 美国残疾人法案也适用于招聘, 选择, 招聘及推广活动. 适用于员工人数超过14人的组织. 根据平等就业机会委员会, 残疾人士是指:

  • 身体或精神上有缺陷,严重限制了一项或多项重大生活活动,
  • 有这样的减值记录, or
  • 被认为有这样的损伤.

有残疾的合资格雇员或申请人是指在有或没有合理住宿条件的情况下,能够履行有关工作的基本职能的个人. 雇主须就合资格申请人/雇员已知的残疾作出合理的迁就,但不得对机构造成“不当的困难”. 一些住宿的例子包括:

  • 一位聋哑人面试中的手语翻译.
  • 为糖尿病员工安排有规律的休息时间,合理饮食,监测血糖/胰岛素水平.
  • 有人阅读贴在布告栏上给盲人员工的信息.

一些组织甚至可以因为雇用残疾人和提高公共设施的便利性而获得联邦税收优惠.

人力资源管理合规
人力资源审计有助于确保检查了所有的符合性框.
人事档案及所需文件

关注人力资源合规的下一个领域是对人事文件和所需文档的审查, 包括i - 9形式.

联邦和州法律要求保留一定时间内的一些记录. 此外,还有一些推荐的方法来组织您的文件和访问应该是有限的. 我们会对你的I-9流程进行审查,以评估你是否在规定的时间内完成了表格, 代表公司填写表格I-9的个人是否接受了适当的培训,并检查表格样本以查找错误. 通常这些是技术上的错误,可以很容易地纠正. 我们还查看完成的绩效评估和纪律文件,为改进文件提出建议.

我们有一个 bg视讯娱乐罚款、错误和与I-9表格相关的E-Verify信息的有用文章. 此外,学习 为什么更新的人事档案对你的业务至关重要.

必需的张贴、通知和记录的保留

下一个领域侧重于所需的员额、通知和记录保留程序. 我们称之为通知和保留审查. 有几条劳动法要求雇主向雇员发布通知, 这可以通过政策和海报的结合来实现. 要求海报的例子包括平等的就业机会, 最低工资和加班要求, 以及工人补偿程序. 我们审查你已经展示的海报和你审查和更新这些的过程.

《bg视讯娱乐》的规定分类

最后,我们通过对FLSA分类的彻底审查来结束这一审计领域. 联邦和州法律要求大多数员工向每周工作超过40小时的非豁免员工支付加班费.

我们会审查指定免除加班的职位的工作描述,以评估职位分类是否正确. 如果雇主错误地将雇员的职位归类为不加班费,那么在雇员提出投诉或DOL审计雇主时,雇主将会收到未支付的加班费和罚款. DOL提供指导,以确定一个职位是否符合豁免加班费的条件,基于组织类型, 行业, 角色, 和责任. 某些“白领”豁免可能很难评估, 这种解释可能会随着时间的推移而改变, 因此,根据当前的执行指导定期进行审查是一个很好的做法.

审查包括评估这些职位是否符合薪资基础要求和豁免职位的职责测试. 同往常一样,这一规则也有例外. 我们有四个问题可以帮助你 更了解加班费要求.

工资 & 好处合规

与工资和福利的合规性审查, 你应该把重点放在收入和福利的税收上, 工资和分类账报告要求, 福利通知和记录, 以及工伤赔偿和保险.

我们都知道山姆大叔想要减薪. 但你知道吗,他也想从这些福利中分一杯羹? 或者至少在某些时候? 这可能会让人感到困惑,哪些是豁免的,哪些不是,对这些福利的限制,等等. 国税局希望你管理和支付员工的工资税, 这是你的责任去完成它. 这里有 避免工资税问题的8个贴士. 同时,确保你是 不要犯这些错误. 最后,不要以为你知道不断变化的法律环境的来龙去. 这里有 6个重要的工资管理窍门. 如果你不准确地报告工资或总账,就很难纳税.

雇主还必须解决几个通知和记录要求. 在回顾这些领域时, 我们看你给员工的通知, 这取决于你提供的福利和公司的规模. 我们审查您的FMLA流程和表格,以确保您在所需的时间框架内提供通知. 当您提供披露和概要计划描述时,我们会进行审查, 与ACA和ERISA相关的表格和通知. COBRA表格分发的流程是怎样的? 如果你是一个规模较小的雇主,不受COBRA约束, 你所在州的法律是否要求继续领取救济金?

以下是一些最热门的问题和答案 退休计划的电子披露规则.

最后,每个组织都需要解决工人补偿和失业保险问题. 工伤补偿保险帮助保护组织和他们的员工在员工因工作受伤或因工作原因生病时免受经济损失. 大多数州要求雇主投保工伤补偿保险. 根据 哈特福德“员工不负责支付工人的补偿福利.”

保险范围取决于所购买的保险单,但它通常包括:

  • 医疗费用
  • 工资损失
  • 正在进行的保健费用
  • 丧葬费

有些情况可能不包括在工人赔偿范围内(取决于州法律). 一些典型的例子包括:

  • 员工打架受伤.
  • 员工在工作中醉酒受伤.
  • 2 .员工故意伤害自己.

失业保险是一个联邦和州的联合制度,它帮助许多失业者在他们积极寻找工作时暂时代替他们的部分工资. 雇主为雇员纳税,以便在雇员失业时为他们提供收入支持. 取决于当前的法律, 各州的失业率各不相同,雇主支付的最终失业率取决于几个因素(各州的失业信贷), 等.)

人力资源战略
通过人力资源审计确定整合到你的人力资源战略中的机会.
人力资源战略

人力资源遵从性是人力资源部门为一个组织所能做的最起码的事情. 而遵从性包含了大量的工作, 人力资源部门也可以坐在领导桌旁,提供 战略价值. 人力资源审计可以帮助组织识别战略性的人力资源机会.

首先要回顾或确定推动组织成功的关键人力资源指标. 这些指标可能包括员工流动率, 员工获取成本, 员工保留成本, 员工敬业度得分, 和许多其他人. 一旦人力资源部门知道什么是人力资源杠杆有助于组织的成功, HR可以开始实施行动和策略来提高这些指标. 这些指标通常属于以下一类:

  • 招聘、雇佣和入职
  • 职位描述、绩效管理和薪酬策略
  • 接班计划和工作人员计划
  • 员工敬业度
  • 员工沟通、投诉和风险管理
  • 多样性、公平和包容
招聘,招聘和入职

招聘新员工的过程是至关重要的. 对这一过程中的实践进行彻底的审查, 组织可以确保招聘的员工具有良好的文化契合度, 从申请者中挑选最优秀的, 让新员工尽可能轻松地开始工作.

我们看到组织使用不同的招聘方法, 因此,我们可以提供一些有用的观点,并提出一些提高效率、提高招聘和入职流程的方法. 我们会对你的招聘经理进行面试,看看这个流程在哪些方面做得好,哪些方面做得不好,从而帮助你发现潜在的需要改进的地方. 此外,我们可以建议寻找策略,使申请人到您的组织. 我们也会回顾你的入职过程,以建议如何使其更有效,更欢迎你的新员工.

从招聘的战略角度开始? 开始使用您的 作为招聘工具的组织目的.

职位描述,绩效管理和薪酬策略

当员工加入你的团队后会发生什么? 职位描述是否充分反映了他们将要做的工作? 员工的优势是为该职位量身定做的吗? 管理者如何得到 员工的最佳表现? 公司会提供公平的补偿吗?

这些只是人力资源和组织必须为每个职位分析的几个问题. 我们审查职位描述,以评估它们是否很好地描述了工作,包括合规相关方面(物理要求), 工作环境, 其他要求),以确保您有一个良好的描述,以便在需要时能够评估残疾设施.

我们评估绩效管理系统和相关培训,以评估员工是否得到了做好工作所需的反馈和辅导, 哪些与补偿有关. 你是否根据员工的表现对他们进行了补偿?他们是否知道怎样做才能挣得更多? 我们会对您的薪酬策略进行评估,并为创建公平、公正、基于绩效的企业文化提出建议.

虽然薪酬必须具有竞争力,但你可以通过以下方法在竞争中脱颖而出 了解你的组织的原因.

接班和劳动力规划

幸运的是,或者不幸的是,这个世界不是静止的. 它总是在变化,你的劳动力也是如此. 人力资源审计通过审查和分析继任和劳动力计划活动来解决这个问题.

虽然相似,但每一种类型的计划关注的是组织的不同需求. 继任计划是一种专业发展的系统方法,以确保潜在的领导者得到培养,并准备在未来接管高级领导职位. 它通常侧重于微观层面,帮助特定的个人或团队,并有效地将他们过渡到高级领导角色.

劳动力规划具有更广泛的视角,通常侧重于员工级别的职位,通常是预算驱动的. 它还考虑了商业趋势, 竞争对手, 以及其他外部因素来决定劳动力市场将是什么样子,以及它将如何影响组织招聘和留住员工的能力. 等不及开始继任计划了吗? 用这份工作表开始确定你的组织未来的领导者.

人力资源规划
通过人力资源审计提高员工的参与度和留任率.
员工敬业度和保留率

员工敬业度可以为员工保留提供线索. 更敬业的员工倾向于留在公司. 人力资源审计将评估当前的内部人事实践,以帮助组织了解在员工敬业度方面缺乏的地方. 你知道敬业度不仅仅是一个停车位或每月的奖励吗? 了解更多bg视讯娱乐吸引员工真正重要的东西. 你知道参与、在职培训和社区拓展可以吗 增加熟练劳动力的招聘?

员工沟通、投诉和风险管理

除了合规外,HR还可以通过HR风险管理活动增加价值. 我们倾向于考虑员工沟通, 处理投诉, 以及其他与人力资源相关的风险. 人力资源审计应审查和分析员工沟通程序,以及经理和人力资源部门如何处理员工投诉. 有没有想过,当员工被解雇或离职时,你应该怎么做? 这里有 当你必须解雇一名员工时,给你6点建议. 这些都是 员工离职前的七个步骤(即使是友好离职).

多样性、包容和公平

美国人口的多样性在不断增加. 组织将需要确保他们的实践对这种多样性是开放的. 是否招聘, 管理, 或其他活动, 事实可能会证明,能够利用一系列多样化的经验和想法,是未来的一个战略区别.

人力资源审计分析和审查与招聘相关的实践和政策, 培训和发展, 促销活动, 补偿, 接班人计划, 以及确保组织不妨碍其挖掘多样性和包容性潜力的一般性沟通. 另外, 人力资源审计还会进行薪酬审查,以确保在类似职位和具有类似经验和培训的员工中,薪酬公平普遍存在. 这里有 薪酬评估的六个关键组成部分.

收集和分析数据 回到顶部

我们已经触及了人力资源审计审查的广泛领域. 您将需要收集与每个领域相关的数据,并检查数据的遵从性问题, 错误, 或其他次优活动. 虽然你的第一倾向可能是收集所有的数据进行分析, 我们鼓励更细致入微的方法.

数据收集

首先,界定审计的范围. 再一次, 我们建议三个阶段的方法超过三年(人力资源合规在第一年, 第二年的工资和福利, 以及第三年的人力资源战略). 这种方法允许更及时和相关的数据收集, 分析, 报告信息和建议更改.

一旦定义了范围, 开始识别你需要的数据桶(招聘), 管理, 监管, 等.)来分析. 一旦这些桶被定义, 然后确定具体的数据集和它们的存储位置,并提取数据. 我们建议对每个区域使用一个数据检查表,以确保您收集了所有相关数据.

数据分析

一旦数据收集完毕, 根据相关法规对上述数据进行分析, 法律, 及其他权威或有关资料来源. 在一个“桶”的基础上进行分析,以便在进入下一个领域之前,您的分析是彻底和完整的. 我们发现这种结构化的方法比审查数据栈中的下一个内容更有洞察力和清晰度. 引入外部专家(人力资源律师等)也可能是有益的.)为分析提供另一种视角, 特别是如果人力资源审计师的专业知识仅限于人力资源领域的特定子专业或缺乏重要的人力资源经验.

我们建议通过创建一个由于法律原因需要立即注意的任何危险信号的列表来完成每个桶的分析阶段, 以及一个2乘2矩阵来组织其他改进.

容易实现 难以实现
对组织的高价值
低组织价值

提出发现,建议改变和
实现持续改进 回到顶部

一旦分析了数据,就该把分析付诸行动了!

观众

在做演讲之前,你必须有合适的听众. 我们建议以下读者阅读你的调查结果和分析:

  • 要求
    • 董事会(如适用)
    • 高级领导(CEO/总裁等.)
    • 法律顾问(如适用)
  • 可选
    • 关键管理人员和其他利益相关者
报告发现并建议改变

观众就位, 确定分配发现的最佳方法, 提出改进建议和实施持续改进的方法. 我们建议撰写一份涵盖所有数据的书面报告, 任何红旗, 和矩阵, 同时要求进行面对面的会议,讨论调查结果和建议. 这让听众有机会阅读报告,并在面对面会议之前准备任何想法或问题.

人力资源变化
人力资源审计的发现可以帮助推动所需的改变.
实现持续改进

仅仅报告你的发现和建议的改变是一种资源浪费. 必须采取行动.

任何与潜在法律行动相关的危险信号都应优先于所有其他建议的变更. 但是,您如何知道何时以及在何处分配您的时间来实现其他推荐的更改呢?

根据您分析的改进矩阵,我们建议以下流程:

  1. 将矩阵(i.e. 高价值,容易实现)到一个列表. 你最终会得到四个列表,每个矩阵的平方对应一个列表.
  2. 一旦这四个列表被编译, 按值对每个列表排序,最高值的活动列在前面,最低值的活动列在最后. 排序后,给每个任务编号,最高值活动为1,其次为2,依此类推.
  3. 一旦这些值被排序, 在每个列表中分配完成每个活动所需要的小时数. 条目项的一个示例可能类似于[3]. 更新所有FLSA海报- 2.5个小时).
  4. 对于每个任务,用所需的小时数乘以这个值. 数字越低,任务的优先级越高. 在前面的例子中,更新所有FLSA海报的值为7.5.

在关闭 回到顶部

人力资源审计是对组织的人力资源遵从性、战略和活动的密集审查. 虽然这需要大量的时间投入, 能源, 和潜在的钱, 他们提供的价值可以在投资上产生严重的回报. 如果你对人力资源审计过程有疑问, 如何进行, 或者在人力资源审计员身上寻找什么, 我们的团队很乐意回答您可能有任何问题,可以使用以下信息联系您.

了解更多

有关人力资源审计的更多信息,请使用以下信息联系凯莉·考克斯.

凯莉·考克斯

高级顾问
HR & Org. 开发服务

凯莉在各种人力资源方面有经验, 包括劳动法, 薪酬结构, 员工分类, 福利管理, 绩效管理和人力资源最佳实践. 她曾服务于多个行业的客户, 包括制造业, 建设, 银行和盈利. Carrie是人力资源专业人员协会(SHRM)的国家和地方分会的成员,并任职于威奇托分会的董事会.

她是Myers-Briggs Type Indicator®和Hay Group的情感和社会能力量表的认证执业医师. 她的其他认证包括人力资源认证协会颁发的人力资源专业证书(PHR)和人力资源管理协会指定的人力资源管理专业证书(SHRM- cp).

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